Wer kennt das Problem nicht, man geht montags zur Arbeit, nimmt sich einiges vor und am Ende der Woche ist nicht mal die Hälfte von dem erledigt was man sich vorgenommen hat. Ertappst du dich auch dabei, dass du Pendenzen immer wieder hinausschiebst? Und dies obwohl man dauernd arbeitet!
Vor allem wer im Büro arbeitet ist von den unterschiedlichsten Kommunikationsmitteln beeinflusst. Das Telefon klingelt ja heute eigentlich weniger wie noch vor Jahren.
Dafür haben die E-Mails ihren Einfluss verstärkt und die kleinen smarten Handys dienen auch nicht unbedingt der verbesserten Konzentration. Doch es werden immer mehr davon. Whatsup, Facebook, Lync und wie man uns sonst noch erreichen kann.
Problematisch sind nicht die Programme an sich. Immerhin ermöglichen sie uns auch, dass wir Fragen umgehen klären können oder Freunden eine Nachricht hinterlassen können, auch wenn die sich gerade auf der anderen Seite der Welt befinden. Was schwierig ist, wie mir damit umgehen.
Jede neue App, jedes neue Programm hat einen eigenen Mechanismus uns auf dem Laufenden zu halten. Entsprechend ist jede dieser Ansammlung von Codezeilen ein potenzieller Störfaktor.
Damit nicht genug, es gibt auch noch die historischen Störungen weiterhin. Laute Gespräche bei der Kaffeemaschine, jemand der eine Frage hat und uns unterbricht, oder der Klassiker das Telefon.
Grundsätzlich ist das alles nichts Schlimmes, oftmals sogar nötig und hilfreich. Gerade in einem Team in dem man die gegenseitige Hilfsbereitschaft hochhält, wäre es unangebracht die Kollegen ohne Antworten wegzuscheuchen.
Aber dennoch kann einem Menge an solchen Störungen dazu führen, dass man seine eigene Arbeit kaum erledigen kann, weil laufen jemand vorbei kommt.
Dem entgegenzuwirken hilft mal einfach das Bewusstsein. Beziehungsweise das Bewusstwerden. Und zwar über den eigenen Tagesablauf. Wie das geht? Ganz einfach – eigentlich. Man zeichnet mal alles auf was man so durch den Tag alles macht. Jede einzelne Minute soll notiert werden. Vom Arbeitsstart, bis zum Ende. Da soll jede Tätigkeit, jede Antwort auf ein E-Mail, jede Pause und jeder Gang aufs Klo aufgeführt sein. Dazu gehört die Zeit und Dauer.
Am Abend hat man dann schon mal eine Menge an Daten und kann sich auf die Suche der unnötigen oder planbaren Unterbrüche machen. Diese gilt es herauszustreichen und zusammenzuzählen.
Je nach Anzahl der Unterbrüche kann dies an sich schon eine ganze Menge Zeit sein. Was aber nicht zu unterschätzen ist, ist dass jeder Unterbruch uns auch in der eigentlichen Tätigkeit zurückwirft.
Mal angenommen eine Aufgabe wäre in rund zwei Stunden erledigt. Dabei kommt es aber zu zwei Unterbrüchen von je 15 Minuten, dann ist die Dauer – bis die Aufgabe tatsächlich erledigt ist – vermutlich eher drei Stunden. Denn nach dem Unterbruch braucht man einen Moment um den Einstieg zu finden, aber auch dauert es, bis man wieder emotional im Thema ist. Daher verliert man einfach so mal schnell 15 Minuten und sei es wenn jemand anruft der falsch verbunden ist.
Es braucht etwas Übung bis man einen Tag wirklich lückenlos festhalten kann. Und noch wichtiger es verbraucht auch einen Teil der wertvollen Zeit. Erachte dies aber als eine Investition. Man muss nicht jeden Tag ein solches Logbuch führen, ein paar Tage reichen aus um die grössten Zeitfresser zu identifizieren.
Wenn man diese dann besser plant und Aufgaben für welche man die volle Konzentration benötigt an ruhige Zeiten verlegt, ist schon viel Potenzial richtig eingesetzt.